Planung ist ein fester Bestandteil unseres Lebens, ob Wohnungsrenovierung, Urlaubsorganisation oder Arbeitsprojekte. Für die erfolgreiche Umsetzung jeglicher Aufgaben ist es wichtig, den gesamten Prozess klar zu strukturieren und zu befolgen. Deshalb sind Task-Manager ein unverzichtbares Werkzeug für die tägliche Aufgabenplanung.

Gerade im Zeitalter der Popularität von Remote Work stellt sich für Führungskräfte und Manager die Frage, wie man Aufgaben für alle Teammitglieder festlegt und deren Umsetzung überwacht? Es war die Pandemie, die den größten Anstoß für die Entwicklung bestehender Task-Management-Systeme und die Entstehung neuer gab. Es stellte sich heraus, dass Task-Manager sowohl für die Arbeit im Büro als auch für die Fernarbeit, für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und für den persönlichen Gebrauch bequem zu verwenden sind.

Welche Aufgaben haben Task-Management-Systeme?

Task-Management-Systeme vereinfachen den Prozess des Projektmanagements und der Teamkommunikation erheblich. Task-Manager organisieren auch die Aufbewahrung wichtiger Unterlagen, helfen bei der Bewertung typischer Aufgaben auf der Grundlage historischer Daten, gewinnen Erkenntnisse zur Optimierung der Teamleistung, berechnen Zahlungen für Kunden und Auftragnehmer und strukturieren Ihre Arbeitszeit.

Schauen wir uns genauer an, wofür Task-Manager benötigt werden:

  • Strukturierung und Transparenz des Gesamtunternehmens und jedes einzelnen Mitarbeiters. Mit Task-Managern können Sie sich ein vollständiges Bild des Projekts von allgemeinen Prinzipien bis hin zu Details machen. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, müssen Sie die globale Mission des Projekts, die Strategie und die Taktik beschreiben. Anschließend können Sie eine Liste mit konkreten Aufgaben zur Zielerreichung erstellen und diese den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen. Auf diese Weise können die Teammitglieder über die Arbeit der Kollegen auf dem Laufenden bleiben, analysieren, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen und wie sie ihre Arbeit besser organisieren können.
  • Verbesserung der Arbeitseffizienz und des Mitarbeiterengagements. Es ist wichtig, dass das Team die Fristen für die Erledigung von Aufgaben und den Fortschritt bei ihnen sieht. Der Manager wiederum sollte rechtzeitig erkennen können, welche Aufgaben dringend zur Erledigung sind und welche generell überfällig sind. Auf diese Weise können Sie die Ursache einer solchen Situation schnell ermitteln und die geeignete Lösung auswählen, um das gesamte Projekt nicht zu gefährden. Eine solche Aufgabenplanung und -überwachung hilft Managern und Teams, ihre Arbeit organisierter und effizienter zu gestalten.
  • Ein einheitlicher Kommunikationskanal für alle Projektbeteiligten. Es ist praktisch, wenn jedes Mitglied mit dem Team interagieren, Fragen stellen oder wichtige Informationen direkt an den Task-Manager senden kann, wobei Kollegen oder das gesamte Team erwähnt werden. Auf diese Weise können Sie vermeiden, Zeit mit der Suche nach den erforderlichen Informationen zu verschwenden, die in verschiedenen Messengern verstreut sein können.
  • Optimierung der Dateiverwaltung. Oft sind Projektmaterialien auf verschiedenen Computern oder virtuellen Festplatten von Mitarbeitern gespeichert, was den Zugriff darauf erschwert. Sie können diesen Vorgang jedoch vereinfachen, indem Sie wichtige Dateien direkt im Aufgabenverwaltungssystem speichern und den Zugriff auf die entsprechenden Verzeichnisse je nach Zugriffsebene jedes Benutzers konfigurieren. Darüber hinaus können Sie im Task-Manager nach Dokumenten anhand ihres Namens suchen. Wichtig ist vorab mit allen Mitarbeitern die Standards für die Benennung von Dateien abzustimmen, um die Suche effizienter zu gestalten.
  • Vereinfachung in Reporting- und Finanzangelegenheiten. Aufgabenverwaltungssysteme können normalerweise Berichte erstellen. Zum Beispiel über die Zeit, die jeder Mitarbeiter verbracht hat, nach Aufgabenrichtung, Gantt-Diagrammen und anderen Formaten. Auf diese Weise können Sie mit wenigen Klicks Berichte für Kunden erstellen oder Zahlungen für Teammitglieder oder Auftragnehmer berechnen.
  • Erleichtern Sie den Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in das Team. Im Task-Management-System können Sie schnell eine Liste mit Standardaufgaben mit Fälligkeitsterminen für Anfänger erstellen, einschließlich des Ausfüllens eines Profils, der Überprüfung der für die Arbeit erforderlichen Materialien und so weiter. Darüber hinaus können Einsteiger Kuratoren im System taggen, die bei Bedarf immer bereit sind, Hilfestellung zu leisten.

Worauf ist bei der Auswahl eines Task-Managers zu achten?

  1. Benutzerfreundlichkeit. Egal, ob Sie es privat oder beruflich nutzen. Wenn Sie beim ersten Kennenlernen des Programms nicht ohne weiteres Aufgaben erstellen oder Fristen setzen können, deutet dies möglicherweise auf eine Schwäche hin.
  2. Automatische Benachrichtigungen. Sie helfen Ihnen dabei, keine wichtigen Ereignisse zu verpassen und lassen Sie sich nicht von der Arbeit ablenken, da sie selbstständig den Status der Aufgaben der Kollegen und den Fortschritt des Projekts überprüfen.
  3. Visualisierung der Aufgaben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben anzuzeigen, z. B. ein Kanban-Board, eine Liste, ein Gantt-Diagramm, einen Kalender und andere, mit denen Sie Informationen in verschiedenen Formaten präsentieren können.
  4. Lastmanagement. Die Fähigkeit, die Arbeitsbelastung zu verwalten, hilft dabei, die Ressourcen zu kontrollieren, die von den Mitarbeitern für tägliche Aufgaben verwendet werden, und stellt sicher, dass niemand überlastet oder ohne Arbeit bleibt.
  5. Mobile App. Für effizientes Arbeiten ist es wichtig, dass der Task-Manager immer zur Hand ist. Dies ist dank einer mobilen Anwendung möglich, die Sie über neue Aufgaben oder Deadlines informiert, auch wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind.
  6. Erstellung von Berichten. Wenn der Aufgabenmanager die Berichtsfunktion unterstützt, können Sie die Effektivität der Arbeit einfach auswerten, die finanzielle Leistung analysieren und dem Kunden Berichte zur Verfügung stellen.
  7. Testzeitraum. Mit einer kostenlosen Testphase können Sie das Produkt einige Tage oder Wochen aktiv nutzen, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

TOP 5 Task-Manager

  1. Basecamp

Eigenschaften

Eine multifunktionale Plattform, die einen kompletten Projektmanagementzyklus an einem Ort bereitstellt. Benutzer können Dateien teilen, chatten und private Nachrichten senden, Aufgabenträger zuweisen, Aufgabenlisten erstellen, Mitarbeiteraktivitäten anzeigen und Deadlines für Aufgaben festlegen. Es gibt auch einen Newsfeed mit Projektaktivitäten, einen mit Google oder Outlook synchronisierten Kalender, ein Gantt-Diagramm im Bereich Aufstellung. Mit dem Dienst können Sie Kunden zu Projekten einladen, indem Sie ihre Zugriffsrolle auf „Kunde“ festlegen und den Zugriff auf ausgewählte Aufgaben oder Dateien beschränken.

Das Produkt gibt es seit etwa 20 Jahren und ist für mittelgroße Projekte konzipiert. 

Vorteile

Basecamp ist nicht mit unnötigen Tools überladen und sein Hauptvorteil ist die Benutzerfreundlichkeit. Das Well Web Marketing-Team nutzt diesen Service.

Nachteile

Einige Benutzer haben Schwierigkeiten mit der Nutzung der Benutzeroberfläche. Es gibt auch manchmal Probleme mit Benachrichtigungen in Apps auf Mobilgeräten.

Preis

Ein Basecamp-Abonnement kostet zwischen 99$ und 199$ pro Monat, je nach Anzahl der Benutzer, Kunden, Projekte und Speicherplatz für Dateien und Informationen. Wenn Sie für ein Jahresabonnement bezahlen, können Sie 10% sparen. Die kostenlose Testversion von Basecamp ist 30 Tage lang verfügbar. Wenn Ihnen die kostenpflichtige Version nicht zusagt, können Sie die kostenlose Version mit Einschränkungen in drei Projekten nutzen. Darüber hinaus erhalten gemeinnützige und wohltätige Organisationen einen Rabatt von 10%.

  1. Trello

Eigenschaften

Dieser Task-Manager eignet sich am besten für die Verwaltung kleiner Projekte und für persönliche Aufgaben. Dies ist einer der allerersten und beliebtesten Task-Tracker.

Trello hat so etwas wie “Workspace”. Sie können darin als Team arbeiten, Boards für mehrere Projekte mit Aufgabenkarten erstellen, die zwischen Spalten gezogen werden können, und ihren Status gemäß der Kanban-Methodik ändern. Darüber hinaus ist es möglich, Aufgaben mit dem Team zu teilen, Verantwortliche zuzuweisen und Fristen festzulegen. Seit 2017 gehört Trello zu Atlassian.

Vorteile

Zu den Vorteilen dieser Lösung gehören eine hervorragende Visualisierung, die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, die Verwendung vorgefertigter Vorlagen und die bequeme Integration mit verschiedenen Diensten von Drittanbietern. 

Nachteile

Das Tool ist für kleinere Projekte geeignet.

Preis

Für die bequeme Verwaltung der Arbeit eines kleinen Teams eignet sich ein kostenloser Tarif. Werkzeuge gibt es genug in diesem Paket: Für jeden Arbeitsbereich stehen bis zu 10 Boards zur Verfügung, und die Anzahl der Karten ist nicht begrenzt. Die Kosten für kostenpflichtige Pläne liegen zwischen 5$ und 17,5$ pro Monat und Benutzer bei jährlicher Zahlung und zwischen 6$ bei monatlicher Zahlung. Kostenpflichtige Versionen haben erweiterte Funktionen.

  1. Jira

Eigenschaften

Das beliebteste Task-Management-Tool in der Softwareentwicklung.

Beim Erstellen eines neuen Projekts auf der Plattform wählt der Manager die gewünschte Methode zur Organisation des Prozesses: Kanban, Scrum oder Bug Tracking. Mit Jira können Sie auch Karten erstellen, jedoch ohne den Fokus auf Fristen zu legen. Zur Visualisierung der Laufzeiten wird ein eigenes Tool namens „Roadmap“ verwendet, das die Fristen in Form eines Gantt-Diagramms darstellt. Dashboards werden mithilfe von Gadgets erstellt, die Statistiken und andere Metriken wie Deadlines und Sprintstatus anzeigen. Dieses Tool ist ebenfalls im Besitz von Atlassian, daher haben Jira und Trello viel gemeinsam, wie z. B. Karten, aber das Unternehmen versucht immer noch, sie anders zu entwickeln.

Vorteile

Jira vereint verschiedene Werkzeuge und ermöglicht deren Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Sie eignet sich hervorragend für verschiedene Szenarien, einschließlich externem Projektmanagement, Verfolgung aller Entwicklungsprozesse und direkter Softwareentwicklung.

Nachteile

Relativ hohe Kosten. Komplexität der Einstellungen.

Preis

Es gibt eine kostenlose Version für Teams mit bis zu zehn Teilnehmern. Die Kosten für kostenpflichtige Tarife werden in Abhängigkeit von der Anzahl der Benutzer gebildet. Je größer das Team, desto umfassender ist die Funktionalität des Tools. Für ein Team von 20 Teilnehmern kostet der Tarif beispielsweise 155$ pro Monat.

  1. Asana

Eigenschaften

Dieser Task-Manager wurde von den Mitbegründern von Facebook entwickelt. Mit Asana können Sie Aufgabenlisten erstellen und verwalten, Verantwortliche zuweisen, Fälligkeitstermine und Prioritäten festlegen. Darüber hinaus können Sie für jede Aufgabe eine kurze Beschreibung hinzufügen, Dateien anhängen und Kommentare hinterlassen. Um den Fortschritt zu visualisieren, werden Kanban-Boards, die Registerkarte Timeline verwendet, die dieselben Aufgaben in Form eines Gantt-Diagramms darstellt, oder ein Kalender, in dem alle Aufgaben nach Datum unterteilt sind.

Vorteile

Einer der Hauptvorteile dieses Produkts ist die Benutzerfreundlichkeit, die Verknüpfung mit einem Kalender und praktischen Berichten, mit denen Sie die Arbeitseffizienz schnell bewerten und Aufgaben verwalten können.

Nachteile

Hoher Preis. Fehler bei E-Mail-Benachrichtigungen.

Preis

Asana bietet einen Testzeitraum an, mit dem Sie die Funktionalität des Premium-Plans 30 Tage lang kostenlos nutzen können. Es ist auch möglich, die kostenlose Basisversion zu nutzen, jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang. Um die Funktionen des Workflow-Designers, der Aufgabenvorlagen und der geschlossenen Gruppen/Projekte nutzen zu können, müssen Sie den Premium- oder Business-Plan abonnieren. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Business-Plan die Integration des Produkts mit Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau und Power BI. Bei kostenpflichtigen Versionen hängt der Preis von der Anzahl der Teilnehmer im Team ab. Beispielsweise gilt der Preis von 10,99$ pro Monat im Premium-Plan pro Benutzer.

  1. Flow

Eigenschaften

Dank der einzigartigen Flow Toolbar können Benutzer das Gesamtbild des Projekts, die Deadlines und die abgeschlossene Arbeit der Teammitglieder sehen. Die Visualisierung wird durch Kanban-Boards dargestellt, und mit Hilfe einer Timeline können Sie Termine und Arbeitsbelastung für jeden Mitarbeiter kontrollieren. Der Task-Manager ermöglicht es Ihnen, Informationen über das Projekt in Form einer strukturierten Liste mit der Möglichkeit, sowohl von der Seite als auch von oben im Bedienfeld Navigation, anzuzeigen. Projektmanager können Aufgaben per E-Mail erstellen und zuweisen, benutzerdefinierte Tags und Labels hinzufügen und Aufgaben nach Farbe kategorisieren. 

Vorteile

Das Besondere an diesem Task-Manager ist, dass Flow nicht versucht, alle Probleme der Aufgabenverwaltung zu lösen, sondern das Tool sich auf zwei spezifische Ziele konzentriert: die Vereinfachung des Arbeitsablaufs und die Priorisierung von Aufgaben.

Nachteile

Keine intuitive Benutzeroberfläche. Eingeschränkte Funktionalität.

Preis

Die Kosten für ein Abonnement von Flow beginnen bei 6$ pro Benutzer pro Monat, wenn der Dienst für ein Jahr im Basistarif bezahlt wird. Um die erweiterten Kontroll- und Statistikfunktionen nutzen zu können, müssen Sie die Plus-Version mit grundlegenden Integrationen und API-Zugriff abonnieren, während der Pro-Plan erweiterte Sicherheit, Zugriffskontrolle, Zapier-Integration und VIP-Unterstützung umfasst. Sie können den Task-Manager 30 Tage kostenlos testen.

Es gibt viele großartige Dienste im Internet für die Teamplanung und das persönliche Zeitmanagement, jeder mit seiner eigenen Einzigartigkeit. Wir haben die wichtigsten Informationen zu den beliebtesten von ihnen beschrieben, aber natürlich gibt es kein Produkt, das für alle geeignet ist. Nachdem Sie sich für den Hauptzweck entschieden haben, können Sie den besten Manager auswählen, der Ihren Anforderungen entspricht.