Планирование является неотъемлемой частью нашей жизни. Будь то ремонт квартиры, организация праздника или рабочие проекты. Для успешной реализации любых задач важно иметь четкую структуру всего процесса и соблюдать ее. Именно поэтому таск менеджеры – незаменимый инструмент для ежедневного планирования задач.

Особенно в эпоху популярности удаленной работы перед руководителями и менеджерами стал вопрос, как поставить задачи всем членам команды и проконтролировать их выполнение? Именно пандемия была наибольшим толчком к развитию уже существующих систем управления задачами и возникновению новых. Оказалось, что таск менеджеры удобно использовать как для работы в офисе, так и удаленно, для работы с подрядчиками, и для личного пользования.

Какие вопросы решают системы управления задачами

Системы управления задачами значительно упрощают процесс ведения проектов и коммуникации в команде. А также таск менеджеры организуют хранение важных документов, помогают проэстимировать типовые задачи на основе ретроспективных данных, выявить инсайты по оптимизации работы команды, произвести расчет оплаты для клиентов и подрядчиков, и структурировать свое рабочее время.

Рассмотрим подробнее для чего нужны таск менеджеры:

  • Структурирование и прозрачность работы компании в целом и каждого сотрудника. Менеджеры задач позволяют создать полную картину проекта, начиная от общих принципов и заканчивая деталями. Прежде чем приступить к работе, нужно описать глобальную миссию проекта, стратегию и тактику. После этого можно создать список конкретных задач, направленных на достижение цели и присвоить их соответствующим работникам. Это позволит членам команды быть в курсе работы коллег, понять какие задачи занимают больше времени, и как лучше организовать свою работу.
  • Повышение эффективности работы и вовлечение сотрудников. Команде важно видеть сроки выполнения задач и прогресс по ним. В свою очередь, руководитель должен иметь возможность вовремя заметить, какие задачи “горят” по срокам выполнения, а какие вообще просрочены. Это позволит быстро определить причину такой ситуации и выбрать подходящий вариант ее решения, чтобы не поставить под угрозу весь проект. Такое планирование и мониторинг задач помогают руководителям и командам быть более организованными и эффективными в своей работе.
  • Единый канал коммуникации для всех участников проекта. Удобно, когда каждый участник может взаимодействовать с командой, задавать вопросы или отправлять важную информацию прямо в таск менеджере, упомянув коллег или всю команду. Это позволит избежать бесполезной потери времени на поиск необходимой информации, которая может быть рассеяна в разных мессенджерах.
  • Оптимизация работы с файлами. Часто материалы проекта хранятся на разных компьютерах или виртуальных дисках сотрудников, что затрудняет доступ к ним. Однако можно упростить этот процесс, сохраняя важные файлы непосредственно в системе управления задачами и настраивая доступ к соответствующим директориям в зависимости от уровня доступа каждого пользователя. Кроме того, в таск менеджере можно искать документы по их названиям. Главное заранее договориться со всеми сотрудниками о стандартах присвоения имен файлам, чтобы сделать поиск более эффективным.
  • Упрощение в отчетности и финансовых вопросах. В системах управления задачами обычно есть возможность генерировать отчеты. Например, об израсходованном времени каждым сотрудником, по направлению задач, диаграммы Ганта и другие форматы. Это позволяет в несколько кликов составить отчеты клиентам или рассчитать оплату для членов команды или подрядчиков.
  • Облегчение процесса интеграции новых сотрудников в команду. В системе управления задачами можно быстро создать список стандартных заданий со сроками выполнения для новичков, включающий заполнение профиля, ознакомление с материалами, необходимыми для работы и т.д. Кроме того, новички могут тегнуть кураторов в системе, которые всегда готовы оказать помощь в случае необходимости.

На что обратить внимание при выборе таска менеджера?

  1. Простота использования. Независимо от того, пользуетесь ли вы им лично или используете его для работы. Если вы не можете легко создавать задачи или устанавливать сроки при первом знакомстве с программой, это может свидетельствовать о недостатках.
  2. Автоматические уведомления. Они помогают не упустить ни одного важного события и позволяют избежать отвлечения от работы, поскольку самостоятельно проверяют статус задач коллег и процесса выполнения проекта.
  3. Способ визуализации задач. Существуют различные способы отображения задач, такие как канбан-доска, список, диаграмма Ганта, календарь и другие, позволяющие представлять информацию в разных форматах.
  4. Управление нагрузкой. Возможность управления нагрузкой поможет контролировать ресурсы, используемые работниками на ежедневные задачи, а также убедиться, что никто не перегружен или не остается без работы.
  5. Мобильное приложение. Для эффективной работы важно, чтобы таск менеджер был всегда под рукой. Это возможно благодаря мобильному приложению, которое известит вас о новом задании или истекающих сроках, даже если вы находитесь вдали от рабочего места.
  6. Создание отчетов. Если таск менеджер поддерживает функцию создания отчетов, вы легко сможете оценить эффективность работ, проанализировать финансовые показатели и предоставить отчеты заказчику.
  7. Тестовый период. Наличие бесплатного пробного периода позволяет активно использовать продукт в течение нескольких дней или недель, чтобы понять, подходит ли он для ваших нужд.

ТОП-5 инструментов для управления задачами

  1. Basecamp

Особенности

Многофункциональная платформа, обеспечивающая полный цикл управления проектами в одном месте. Пользователи могут обмениваться файлами, общаться в чате и личных сообщениях, назначать ответственных за задачи, создавать to-do списки, просматривать активность сотрудников и устанавливать сроки выполнения задач. Также есть лента новостей с активностями по проектам, календарь, синхронизированный с Google или Outlook, диаграмма Ганта в разделе Lineup. Сервис позволяет приглашать в проекты заказчиков, настроив их роль доступа как “Клиент” и ограничивать доступ к выборочным задачам или файлам. Продукт существует уже около 20 лет и создан для проектов средних масштабов. 

Преимущества

Basecamp не перегружен лишними инструментами, а главным его преимуществом является простота использования. Команда Well Web Marketing пользуется именно этим сервисом.

Недостатки

Некоторые пользователи заметили, что им сложно разобраться в интерфейсе. Также отмечены проблемы с оповещениями в приложениях на мобильных устройствах.

Цена

Подписка на Basecamp стоит от $99 до $199 в месяц, в зависимости от количества пользователей, клиентов, проектов и объема памяти для хранения файлов и информации. При оплате годовой подписки вы сможете сэкономить 10%. Бесплатная пробная версия Basecamp доступна на 30 дней. Если вам не подходит платная версия, то вы можете воспользоваться бесплатной с ограничениями в трех проектах. Кроме того, некоммерческие и благотворительные организации имеют скидку 10%.

  1. Trello

Особенности

Этот инструмент управления задачами является наиболее подходящим выбором для управления малыми проектами, а также отлично подойдет для личных задач. Это один из самых первых и популярных таск трекеров.

У Trello есть такое понятие, как «Рабочее пространство». В нем можно работать командой, создавать доски для нескольких проектов с карточками задач, которые можно перетаскивать между столбцами, изменяя их статус по методологии канбан. Кроме того, есть возможность делиться задачами с командой, назначать ответственных и устанавливать дедлайны. С 2017 года Trello принадлежит компании Atlassian.

Преимущества

Среди преимуществ данного решения можно отметить отличную визуализацию, возможность автоматизации процессов, использование готовых шаблонов и удобную интеграцию с различными посторонними сервисами.

Недостатки

Подходит только для маленьких проектов.

Цена

Для удобного управления работой небольшой команды подходит бесплатный тариф. В этом пакете достаточно инструментов: для каждого рабочего пространства доступно до 10 досок, а количество карточек у них не ограничено. Стоимость платных тарифов колеблется от $5 до $17,5 в месяц за пользователя при оплате за год и от $6 при оплате за месяц. Платные версии имеют более расширенный функционал.

  1. Jira

Особенности

Наиболее популярен инструмент управления задачами в области разработки программного обеспечения.

При создании нового проекта на платформе руководитель выбирает нужную методологию организации процесса: Kanban, Scrum, или Bug Tracking. Jira также дает возможность создавать карточки, но без фокуса на дедлайнах. Для визуализации терминов используется отдельный инструмент под названием «Дорожная карта», отображающий сроки выполнения в виде диаграммы Ганта. Дашборды составляются с помощью гаджетов, отражающих статистику и другие показатели, такие как время выполнения задач и состояние спринта. Этот инструмент также принадлежит Atlassian, поэтому у Jira и Trello есть много похожего, например карточки, но все же компания пытается развивать их по-разному.

Преимущества

Jira объединяет разнообразные инструменты и позволяет настроить их в соответствии с собственными потребностями. Она отлично подходит для различных сценариев, включая внешнее управление проектами, отслеживание всех процессов разработки и саму разработку программного обеспечения.

Недостатки

Относительно высокая стоимость. Сложность настроек.

Цена

Есть бесплатная версия для команд до десяти участников. Стоимость платных тарифов формируется в зависимости от количества пользователей. Чем больше команда, тем шире функционал инструмента. К примеру, для команды из 20 участников тариф будет стоить $155 в месяц.

  1. Asana

Особенности

Этот таск менеджер разработан соучредителями Facebook. Asana позволяет создавать и управлять списками задач, назначать ответственных, устанавливать сроки выполнения и приоритеты. Кроме того, для каждой задачи можно добавить краткое описание, прикрепить файлы и оставить комментарии. Для визуализации прогресса используются “Доски” по канбану, вкладка “Хронология”, представляющая собой те же задачи в виде диаграммы Ганта, или же календарь, где все задачи разделены по датам.

Преимущества

Одним из главных преимуществ этого продукта является простота использования, привязка к календарю и удобные отчеты, позволяющие быстро оценить эффективность работы и управлять задачами.

Недостатки

Высокая цена. Сбои в email уведомлениях.

Цена

Asana предлагает тестовый период, позволяющий бесплатно использовать функционал Premium-тарифа в течение 30 дней. Также есть возможность пользоваться бесплатной базовой версией, но с ограниченным функционалом. Чтобы использовать функции конструктора рабочих процессов, шаблонов задач и закрытых групп/проектов, вам нужно оформить Premium- или Business-тариф. Кроме того, Business-тариф позволяет интегрировать продукт с Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau и Power BI. В платных версиях ценообразование зависит от количества участников в команде. К примеру, цена $10.99 в месяц в тарифе Premium указана за одного пользователя.

  1. Flow

Особенности

Благодаря уникальной панели инструментов Flow, пользователи могут видеть общую картину проекта, сроки и выполненную работу участников команды. Визуализация представлена досками канбан, а с помощью таймлайна можно контролировать дедлайны и нагрузки на каждого сотрудника. Таск менеджер позволяет легко просматривать информацию о проекте в виде структурированного списка с возможностью навигации как сбоку, так и сверху панели управления. Руководители проектов могут создавать и назначать задачи с помощью электронной почты, добавлять настраиваемые теги и метки, а также распределять задачи по цвету соответствующей категории. 

Преимущества

Особенностью этого таск менеджера является то, что Flow не пытается решить все проблемы управления задачами, вместо этого инструмент фокусируется на двух конкретных целях: упрощении рабочего процесса и приоритизации задач.

Недостатки

Не интуитивный интерфейс. Ограниченный функционал.

Цена

Стоимость подписки на Flow начинается от $6 за пользователя в месяц при оплате сервиса за год в базовом тарифе. Чтобы использовать расширенные функции контроля и статистики, базовыми интеграциями и API доступом придется подключить Plus версию, а тариф Pro включает расширенную безопасность, управление доступом, интеграцию Zapier и VIP поддержку. Бесплатно протестировать таск менеджер можно в течение 30 дней.

В Интернете есть множество отличных сервисов для планирования работы команд и личного управления временем, каждый со своей уникальностью. Мы описали главную информацию о самых популярных из них, но, конечно, не существует продукта, подходящего для всех. Определившись с основной целью использования сервиса, вы сможете выбрать наилучший менеджер, отвечающий вашим потребностям.