Планування є невіддільною частиною нашого життя. Будь то ремонт квартири, організація свята, або робочі проєкти. Для успішної реалізації будь-яких задач важливо мати чітку структуру всього процесу та дотримуватись її. Саме тому таск менеджери — незамінний інструмент для щоденного планування задач. 

Особливо в еру популярності віддаленої роботи, перед керівниками та менеджерами постало питання, як поставити задачі усім членам команди та проконтролювати їх виконання? Саме пандемія була найбільшим поштовхом до розвитку систем управління задачами, які вже існували, та виникненню нових. Виявилось, що таск менеджери зручно використовувати як для роботи в офісі, так і віддалено, для роботи з підрядниками, та для особистого користування.

Які питання вирішують системи управління задачами

Системи управління задачами значно спрощують процес ведення проєктів та комунікації в команді. А також таск менеджери організовують зберігання важливих документів, допомагають проестимувати типові задачі на основі ретроспективних даних, виявити інсайти по оптимізації роботи команди, провести розрахунок оплати для клієнтів та підрядників, та структурувати свій робочий час.

Розглянемо докладніше для чого потрібні таск менеджери:

  • Структурування та прозорість роботи компанії загалом та кожного співробітника. Менеджери задач дають змогу створити повну картину проєкту, починаючи від загальних засад та закінчуючи деталями. Перш ніж розпочинати роботу, потрібно описати глобальну місію проєкту, стратегію та тактику. Після цього можна створити список конкретних завдань, які спрямовані на досягнення мети, та присвоїти їх відповідним працівникам. Це дозволить членам команди бути в курсі роботи колег, зрозуміти, які завдання займають більше часу, та як краще організувати свою роботу.
  • Підвищення ефективності роботи та залучення співробітників. Команді важливо бачити терміни виконання завдань та прогрес по них. У свою чергу, керівник повинен мати можливість вчасно помітити, які завдання наразі “горять” по термінах виконання, а які взагалі прострочені. Це дасть змогу швидко виявити причину такої ситуації та вибрати відповідний варіант її вирішення, щоб не поставити під загрозу весь проєкт. Таке планування та моніторинг завдань допомагають керівникам та командам бути більш організованими та ефективними у своїй роботі.
  • Єдиний канал комунікації для всіх учасників проєкту. Зручно, коли кожен учасник може взаємодіяти з командою, ставити питання або надсилати важливу інформацію прямо в таск менеджері, згадавши колег або всю команду. Це дозволить уникнути марної втрати часу на пошук необхідної інформації, яка може бути розсіяна в різних месенджерах.
  • Оптимізація роботи з файлами. Часто матеріали проєкту зберігаються на різних комп’ютерах або віртуальних дисках співробітників, що ускладнює доступ до них. Однак, можна спростити цей процес, зберігаючи найважливіші файли безпосередньо в системі управління задачами та налаштовуючи доступ до відповідних директорій в залежності від рівня доступу кожного користувача. Крім того, в таск менеджері можна шукати документи за їх назвами. Головне заздалегідь домовитися зі всіма співробітниками про стандарти надання імен файлам, щоб зробити пошук більш ефективним.
  • Спрощення у звітності та фінансових питаннях. У системах управління задачами зазвичай є можливість генерувати звіти. Наприклад, про витрачений час кожним співробітником, за напрямком задач, діаграми Ганта та інші формати. Це дозволяє в декілька кліків скласти звіти для клієнтів або розрахувати оплату для членів команди або підрядників.
  • Полегшення процесу інтеграції нових співробітників у команду. У системі управління задачами можна швидко створити список стандартних завдань зі строками виконання для новачків, що включає заповнення профілю, ознайомлення з матеріалами, що необхідні для роботи і т.д. Крім того, новачки можуть тегнути кураторів в системі, які завжди готові надати допомогу в разі потреби.

На що звернути увагу при виборі таск менеджера?

  1. Простота користування. Незалежно від того, чи користуєтеся ви ним особисто, чи використовуєте його для роботи. Якщо ви не можете легко створювати задачі чи встановлювати терміни при першому знайомстві з програмою, це може свідчити про її недоліки.
  2. Автоматичні сповіщення. Вони допомагають не пропустити жодної важливої події та дозволяють уникнути відволікання від роботи, оскільки самостійно перевіряють статус завдань колег та процесу виконання проєкту.
  3. Спосіб візуалізації задач. Існують різноманітні способи відображення задач, такі як канбан-дошка, список, діаграма Ганта, календар та інші, що дозволяють представляти інформацію у різних форматах.
  4. Управління навантаженням. Можливість управління навантаженням допоможе контролювати ресурси, які використовуються працівниками на щоденні задачі, а також переконатись, що ніхто не перевантажений або не залишається без роботи.
  5. Мобільний застосунок. Для ефективної роботи важливо, щоб таск менеджер був завжди під рукою. Це можливо завдяки мобільному додатку, який сповістить вас про нове завдання або спливаючі терміни, навіть якщо ви знаходитесь далеко від робочого місця.
  6. Створення звітів. Якщо таск менеджер підтримує функцію створення звітів, то ви легко зможете оцінити ефективність робот, проаналізувати фінансові показники та надати звіти замовнику.
  7. Тестовий період. Наявність безкоштовного пробного періоду дозволяє вам активно використовувати продукт протягом декількох днів чи тижнів, щоб зрозуміти, чи підходить він для ваших потреб.

ТОП-5 інструментів для управління задачами

  1. Basecamp

Особливості
Багатофункціональна платформа, що забезпечує повний цикл управління проєктами в одному місці. Користувачі можуть обмінюватися файлами, спілкуватися в чат та приватних повідомленнях, призначати відповідальних за задачі, створювати to-do списки, переглядати активність співробітників та встановлювати терміни виконання завдань. Також є стрічка новин з активностями по проєктах, календар, який синхронізується з Google чи Outlook, діаграма Ганта у розділі Lineup. Сервіс дозволяє запрошувати у проєкти замовників, налаштувавши їх роль доступу як “Клієнт”, та обмежувати доступ до вибіркових задач чи файлів.
Продукт існує вже майже 20 років та створений для проєктів середніх масштабів. 

Переваги
Basecamp не перевантажений зайвими інструментами, а головною його перевагою є простота використання. Команда Well Web Marketing користується саме цим сервісом.

Недоліки
Деякі користувачі зауважили, що їм складно розібратися в інтерфейсі. Також помічені проблеми зі сповіщеннями у застосунках на мобільних пристроях.

Ціна
Підписка на Basecamp коштує від $99 до $199 на місяць, залежно від кількості користувачів, клієнтів, проєктів та обсягу пам’яті для зберігання файлів та інформації. При оплаті річної підписки, ви зможете заощадити 10%. Безкоштовна пробна версія Basecamp доступна на 30 днів. Якщо вам не підходить платна версія, то ви можете скористатися безкоштовною з обмеженнями в трьох проектах. Крім того, неприбуткові та благодійні організації мають знижку 10%.

  1. Trello

Особливості

Цей інструмент для управління задачами є найбільш відповідним вибором для керування малими проєктами, а також чудово підійде для особистих задач. Це один з найперших та найпопулярніших таск трекерів.
У Trello є таке поняття, як «Робочий простір». У ньому можна працювати командою, створювати дошки для кількох проєктів з картками задач, які можна перетягувати між стовпцями, змінюючи їхній статус по методології канбан. Крім того, є можливість ділитися завданнями з командою, призначати відповідальних та встановлювати дедлайни. З 2017 року Trello належить компанії Atlassian. 

Переваги
Серед переваг даного рішення можна відзначити чудову візуалізацію, можливість автоматизації процесів, використання готових шаблонів та зручні інтеграції з різними сторонніми сервісами.

Недоліки
Підходить тільки для невеликих проєктів.

Ціна
Для зручного управління роботою невеликої команди підходить безкоштовний тариф. У цьому пакеті є достатньо інструментів: для кожного робочого простору доступно до 10 дошок, а кількість карток у них не обмежена. Вартість платних тарифів коливається від $5 до $17,5 на місяць за користувача при оплаті за рік, та від $6 при оплаті за місяць. Платні версії мають більш розширений функціонал.

  1. Jira


Особливості

Найбільш популярний інструмент управління задачами у сфері розробки програмного забезпечення.
При створенні нового проєкту на платформі, керівник вибирає потрібну методологію організації процесу: Kanban, Scrum, або Bug Tracking. Jira також надає можливість створювати картки, але без фокуса на дедлайнах. Для візуалізації термінів, використовується окремий інструмент під назвою «Дорожня карта», що відображає терміни виконання у вигляді діаграми Ганта. Дашборди складаються за допомогою гаджетів, які відображають статистику та інші показники, такі як час виконання завдань та стан спринту. Цей інструмент також належить Atlassian, тому у Jira та Trello є багато схожого, наприклад, картки, але все ж таки компанія намагається розвивати їх по-різному.



Переваги

Jira об’єднує різноманітні інструменти та дає можливість налаштувати їх згідно зі своїми власними потребами. Вона відмінно підходить для різних сценаріїв, включаючи зовнішнє управління проєктами, відстеження всіх процесів розробки та безпосередньо розробку ПЗ.

Недоліки

Відносно висока вартість. Складність налаштувань.

Ціна
Має безкоштовну версію для команд до десяти учасників. Вартість платних тарифів формується в залежності від кількості користувачів. Чим більша команда, тим ширший функціонал інструменту. Наприклад, для команди з 20 учасників тариф буде коштувати $155 на місяць.

  1. Asana

Особливості
Цей таск менеджер розроблений співзасновниками Facebook. Asana дозволяє створювати та керувати списками завдань, призначати відповідальних, встановлювати терміни виконання та пріоритети. Крім того, для кожного завдання можна додати короткий опис, прикріпити файли та залишити коментарі. Для візуалізації прогресу використовуються “Дошки” по канбан, вкладка “Хронологія”, що являє собою ті ж самі завдання у вигляді діаграми Ганта, або ж календар, де всі завдання розділені по датах.

Переваги

Одна з головних переваг цього продукту — простота використання, прив’язка до календаря та зручні звіти, що дозволяють швидко оцінити ефективність роботи та здійснювати керування завданнями.

Недоліки

Висока вартість. Збої в email сповіщеннях.

Ціна
Asana пропонує тестовий період, який дозволяє безкоштовно використовувати функціонал Premium-тарифу, протягом 30 днів. Також є можливість користуватися базовою безкоштовною версією, але з обмеженим функціоналом. Щоб користуватися функціями конструктора робочих процесів, шаблонів задач і закритих груп/проєктів, вам потрібно оформити Premium- або Business-тариф. Крім того, Business-тариф дозволяє інтегрувати продукт з Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau та Power BI. В платних версіях ціноутворення також залежить від кількості учасників у команді. Наприклад, ціна $10.99 на місяць у тарифі Premium вказана за одного користувача.

  1. Flow

Особливості

Завдяки унікальній панелі інструментів Flow користувачі можуть бачити загальну картину проєкту, терміни та виконану роботу учасників команди. Візуалізація представлена дошками “канбан”, а за допомогою таймлайну можна контролювати дедлайни та навантаження на кожного співробітника. Таск менеджер дозволяє легко переглядати інформацію про проєкт у вигляді структурованого списку з можливістю навігації як з боку, так і зверху панелі управління. Керівники проєктів можуть створювати та призначати завдання за допомогою електронної пошти, додавати настроювані теги та мітки, а також розподіляти завдання за кольорами відповідної категорії. 

Переваги

Особливістю цього таск менеджеру є те, що Flow не намагається розв’язати всі проблеми управління задачами, замість цього, інструмент фокусується на двох конкретних цілях: спрощенні робочого процесу та пріоритезації завдань.

Недоліки
Неінтуїтивний інтерфейс. Обмежений функціонал.

Ціна

Вартість підписки на Flow починається від $6 за користувача на місяць при оплаті сервісу на рік у базовому тарифі. Щоб користуватися розширеними функціями контролю та статистики, базовими інтеграціями та API доступом доведеться підключити Plus версію, а тариф Pro включає розширену безпеку, керування доступом, інтеграцію Zapier та VIP підтримку. Безкоштовно протестувати таск менеджер можна протягом 30 днів.

В Інтернеті є безліч відмінних сервісів для планування роботи команд та особистого управління часом, кожен зі своєю унікальністю. Ми описали головну інформацію про найпопулярніші з них, але, звичайно, не існує продукту, який би підходив для всіх. Визначившись з основною метою використання сервісу, ви зможете обрати найкращий таск менеджер, який відповідає вашим потребам.